報紙、雜志等紙質媒體采訪根據采訪類型一般分為常規采訪和高層專訪兩種不同的形式。
1）采訪類型
我們根據紙質媒體采訪的重要程度，將紙媒常規采訪分為重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要和不緊急且不重要四大類別。
重要并且緊急的常規采訪多數會涉及公司層面的消息，如重大人員變動、公司戰略層面調整、公司或業務部門的消息核實、負面消息的深入采訪等。
重要不緊急的采訪一般是媒體主動來提交選題的采訪，此類采訪適用于雜志、周刊等紙質媒體，多以人物、公司、業務為主要采訪對象，會以專訪的形式對公司高層領導、業務部門管理人員進行當面采訪或者電話采訪。此類非緊急采訪可有充分的準備時間進行采訪前的準備及報道前的整理、修改工作。
緊急不重要的采訪適用于記者提出選題，但與本企業無太大關聯或無相關內容的采訪。只因記者在承接選題后找不到更多的素材，或在撰寫過程中遇到問題、困惑后上門尋求幫助，此類采訪一般離截稿時間較近，記者會處于一個比較著急的狀態下。
不緊急且不重要的采訪多為影響力較小的媒體所提出的要求，會出現記者采訪不專業的現象，更有甚者，媒體會借助采訪名義進行廣告方面洽談。此類情況多數在與記者溝通時就可以試探出來，一般以婉拒的方式回絕記者。
2）針對各類采訪制定不同方案
a．重要且緊急的采訪
對于重要且緊急的采訪，要做到回復時間短、回復內容準確無誤。在已準備好相應口徑的情況下，要在記者提出相關問題后，就嚴格按照相關口徑告知記者，并保證準確無誤。
而在記者所提出的相關問題沒有對應口徑的情況下，要先和記者作詳細的溝通，了解采訪目的及選題，以及截稿時間。如遇到相熟的記者可在了解情況后進行簡單的溝通，并隨后將相關情況反饋給相關同事，草擬、審核口徑后按口徑內容回復。如陌生記者進行采訪，首先核實記者身份，了解采訪意圖，判斷相關采訪的重要程度，如實告知相關同事以方便組織對外口徑，用更加謹慎、嚴謹的語言來答復記者。
b．重要但不緊急的采訪
對于重要但不緊急的采訪，首先要對相關選題作出一定的判斷。主要包括以下兩個方面：是否合適在這一時間段內接受采訪，被采訪對象及相關業務部門。在確定這兩方面的內容都合適之后，再答復媒體是否可以接受采訪，但此類采訪在回復媒體時仍要留有余地，不宜完全確認采訪，只能以爭取的口吻或方式與媒體溝通。
在確定可以接受采訪后，前期應給予記者更多、更全面的公司整體情況、被采訪部門的整體情況及資料，并對采訪提綱及主題作進一步建議或修改，在采訪前與記者進行充分的溝通與交流，正面引導記者去采訪更多有利的內容，此類溝通最好能夠面談。
在記者采訪過程中做好錄音工作，在有能力的情況下將錄音轉化成文字，一方面方便記者進行采寫，另一方面也有助于公關人對采訪內容作更多的把控。
c．緊急但不重要的采訪
此類采訪是與記者在內容方面建立更深更好關系的契機。在記者出現此類問題時，如能在第一時間幫助記者解決棘手的采訪問題，可以更迅速地與媒體建立起更深的信任關系。
如了解記者選題的相關內容和情況，可以第一時間與記者直接交流溝通，如遇到與公司無直接關聯的問題，多數以個人的方式進行回復更為穩妥，并建議或提示記者以業內專家或匿名的身份進行相關解答。
d．采訪結束后
在采訪后，公關人應和記者保持緊密的聯系，如遇重大問題或方向上的錯誤，需及時與記者溝通，將公司相關口徑重新傳達給記者，在記者稿件刊發后，應第一時間感謝記者的支持。
3）紙媒常規采訪
在紙媒的常規采訪中，專訪、特別是針對公司高層領導的專訪往往占據了很大一部分，在高層專訪前，成熟的公關人員往往會先和采訪記者見上一面，把專訪的背景了解清楚，提醒記者注意哪些敏感的問題是不適合在專訪的過程中當面提出的，如果記者想要對此有所了解，可建議記者用事后解答的方式進行，確保該高層專訪能夠取得良好的效果。
4）紙媒突發采訪
紙媒突發采訪的性質與電視、電臺的突發采訪基本類似，處理方式也可以參照電視、電臺突發采訪的處理機制，需要公關人員有敏銳的觀察能力和應變意識，對于突發性的采訪要有足夠的反應能力，給出快速的答復，并在記者采訪后至截稿前不斷更新事件處理進展，以期在刊發后取得較為正面的影響，或減少過多的負面傳播，同時要謹防“互聯網＋”時代的二次傳播所帶來的潛在影響。
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