報(bào)紙、雜志等紙質(zhì)媒體采訪根據(jù)采訪類型一般分為常規(guī)采訪和高層專訪兩種不同的形式。

 

1）采訪類型

 

我們根據(jù)紙質(zhì)媒體采訪的重要程度，將紙媒常規(guī)采訪分為重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要和不緊急且不重要四大類別。

 

重要并且緊急的常規(guī)采訪多數(shù)會(huì)涉及公司層面的消息，如重大人員變動(dòng)、公司戰(zhàn)略層面調(diào)整、公司或業(yè)務(wù)部門的消息核實(shí)、負(fù)面消息的深入采訪等。

 

重要不緊急的采訪一般是媒體主動(dòng)來(lái)提交選題的采訪，此類采訪適用于雜志、周刊等紙質(zhì)媒體，多以人物、公司、業(yè)務(wù)為主要采訪對(duì)象，會(huì)以專訪的形式對(duì)公司高層領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門管理人員進(jìn)行當(dāng)面采訪或者電話采訪。此類非緊急采訪可有充分的準(zhǔn)備時(shí)間進(jìn)行采訪前的準(zhǔn)備及報(bào)道前的整理、修改工作。

 

緊急不重要的采訪適用于記者提出選題，但與本企業(yè)無(wú)太大關(guān)聯(lián)或無(wú)相關(guān)內(nèi)容的采訪。只因記者在承接選題后找不到更多的素材，或在撰寫過程中遇到問題、困惑后上門尋求幫助，此類采訪一般離截稿時(shí)間較近，記者會(huì)處于一個(gè)比較著急的狀態(tài)下。

 

不緊急且不重要的采訪多為影響力較小的媒體所提出的要求，會(huì)出現(xiàn)記者采訪不專業(yè)的現(xiàn)象，更有甚者，媒體會(huì)借助采訪名義進(jìn)行廣告方面洽談。此類情況多數(shù)在與記者溝通時(shí)就可以試探出來(lái)，一般以婉拒的方式回絕記者。

 

2）針對(duì)各類采訪制定不同方案

 

a．重要且緊急的采訪

 

對(duì)于重要且緊急的采訪，要做到回復(fù)時(shí)間短、回復(fù)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。在已準(zhǔn)備好相應(yīng)口徑的情況下，要在記者提出相關(guān)問題后，就嚴(yán)格按照相關(guān)口徑告知記者，并保證準(zhǔn)確無(wú)誤。

 

而在記者所提出的相關(guān)問題沒有對(duì)應(yīng)口徑的情況下，要先和記者作詳細(xì)的溝通，了解采訪目的及選題，以及截稿時(shí)間。如遇到相熟的記者可在了解情況后進(jìn)行簡(jiǎn)單的溝通，并隨后將相關(guān)情況反饋給相關(guān)同事，草擬、審核口徑后按口徑內(nèi)容回復(fù)。如陌生記者進(jìn)行采訪，首先核實(shí)記者身份，了解采訪意圖，判斷相關(guān)采訪的重要程度，如實(shí)告知相關(guān)同事以方便組織對(duì)外口徑，用更加謹(jǐn)慎、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言來(lái)答復(fù)記者。

 

b．重要但不緊急的采訪

 

對(duì)于重要但不緊急的采訪，首先要對(duì)相關(guān)選題作出一定的判斷。主要包括以下兩個(gè)方面：是否合適在這一時(shí)間段內(nèi)接受采訪，被采訪對(duì)象及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。在確定這兩方面的內(nèi)容都合適之后，再答復(fù)媒體是否可以接受采訪，但此類采訪在回復(fù)媒體時(shí)仍要留有余地，不宜完全確認(rèn)采訪，只能以爭(zhēng)取的口吻或方式與媒體溝通。

 

在確定可以接受采訪后，前期應(yīng)給予記者更多、更全面的公司整體情況、被采訪部門的整體情況及資料，并對(duì)采訪提綱及主題作進(jìn)一步建議或修改，在采訪前與記者進(jìn)行充分的溝通與交流，正面引導(dǎo)記者去采訪更多有利的內(nèi)容，此類溝通最好能夠面談。

 

在記者采訪過程中做好錄音工作，在有能力的情況下將錄音轉(zhuǎn)化成文字，一方面方便記者進(jìn)行采寫，另一方面也有助于公關(guān)人對(duì)采訪內(nèi)容作更多的把控。

 

c．緊急但不重要的采訪

 

此類采訪是與記者在內(nèi)容方面建立更深更好關(guān)系的契機(jī)。在記者出現(xiàn)此類問題時(shí)，如能在第一時(shí)間幫助記者解決棘手的采訪問題，可以更迅速地與媒體建立起更深的信任關(guān)系。

 

如了解記者選題的相關(guān)內(nèi)容和情況，可以第一時(shí)間與記者直接交流溝通，如遇到與公司無(wú)直接關(guān)聯(lián)的問題，多數(shù)以個(gè)人的方式進(jìn)行回復(fù)更為穩(wěn)妥，并建議或提示記者以業(yè)內(nèi)專家或匿名的身份進(jìn)行相關(guān)解答。

 

d．采訪結(jié)束后

 

在采訪后，公關(guān)人應(yīng)和記者保持緊密的聯(lián)系，如遇重大問題或方向上的錯(cuò)誤，需及時(shí)與記者溝通，將公司相關(guān)口徑重新傳達(dá)給記者，在記者稿件刊發(fā)后，應(yīng)第一時(shí)間感謝記者的支持。

 

3）紙媒常規(guī)采訪

 

在紙媒的常規(guī)采訪中，專訪、特別是針對(duì)公司高層領(lǐng)導(dǎo)的專訪往往占據(jù)了很大一部分，在高層專訪前，成熟的公關(guān)人員往往會(huì)先和采訪記者見上一面，把專訪的背景了解清楚，提醒記者注意哪些敏感的問題是不適合在專訪的過程中當(dāng)面提出的，如果記者想要對(duì)此有所了解，可建議記者用事后解答的方式進(jìn)行，確保該高層專訪能夠取得良好的效果。

 

4）紙媒突發(fā)采訪

 

紙媒突發(fā)采訪的性質(zhì)與電視、電臺(tái)的突發(fā)采訪基本類似，處理方式也可以參照電視、電臺(tái)突發(fā)采訪的處理機(jī)制，需要公關(guān)人員有敏銳的觀察能力和應(yīng)變意識(shí)，對(duì)于突發(fā)性的采訪要有足夠的反應(yīng)能力，給出快速的答復(fù)，并在記者采訪后至截稿前不斷更新事件處理進(jìn)展，以期在刊發(fā)后取得較為正面的影響，或減少過多的負(fù)面?zhèn)鞑ィ瑫r(shí)要謹(jǐn)防“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代的二次傳播所帶來(lái)的潛在影響。