1）采訪前的素材準備

 

公關人在接受采訪要求前，需要綜合電視節(jié)目類型、節(jié)目風格、頻道重要性、媒體受眾、新聞報道傾向性，以及記者采訪風格、采訪方式、工作習慣、報道案例、對企業(yè)的友善程度等因素對此次采訪進行綜合性評估；再根據具體的評估結果，采取不同的應對方式。

 

在評估效果后，如果接受對方的采訪要求，在下一步的溝通交流過程中，應明確記者對于此次采訪的主要基調、定位、采訪內容、結構以及所需的基本同期聲素材，準備簡單的采訪大綱，并對相關的問題事先準備簡要的應對方案。公關人在采訪前要提前與記者做好內容方面的充分溝通，整理好符合采訪內容要求、時間長短的話術，整理成文打印出來并牢記，一般同一主題的話術需在4—5句話間表達清晰，注意不要重復啰唆。因為一般電視新聞的成片，給予公關人的播出時長大約在1—2分鐘的范圍內，按照每分鐘200字的表達內容計算，不超過500字，受訪者說多了反而會增加記者后期編輯的難度。一般來說，前面的150—200字應該做到言簡意賅、字字珠璣。

 

即便是在確定了準確采訪提綱后，公關人也應在提綱之外準備更多的相關素材，提升稿件的新聞性元素或知識性、服務性內容，以備記者在采訪過程中臨時興起或話題延展，但同時也要盡可能控制素材延展的空間，不要過分超出相關的采訪主題。這樣做不僅可以準確地把握輿論導向，同時也讓采訪過程更加順暢，節(jié)省雙方的時間，照顧到記者后期制作的要求。

 

此外，如公司在全國各地都有公關的情況下，各地公關在收到統(tǒng)一的新聞稿后，需根據當地的實際情況，對稿件進行當地化處理，結合新聞稿件的宣傳重點，適當添加當地數據及相關信息，進行重點提煉，突出當地元素，提升當地媒體對稿件的興趣度。

 

2）采訪前的其他準備

 

除了對采訪素材作充分的準備，根據媒體需求甄選合適的受訪人員也尤為關鍵，受訪人員需要具備一定的專業(yè)知識和表達能力，如果外形條件優(yōu)秀則更好。受訪人需要經過內部的系統(tǒng)培訓，受訪前給予充分的內容支持，公關人要協(xié)助其進行受訪前的準備和模擬，確保其在受訪時的表現出色。此外，需提醒受訪者穿著有領的襯衫或T恤，專訪或訪談類節(jié)目應著正裝，可適當佩戴有公司相應標志的小型飾物，首飾和眼鏡不宜夸張。

 

對于攝影的背景一般要求簡單、清爽，切忌背景過于雜亂，盡量選擇可以露出公司LOGO或明顯標志的采訪地點，一般建議以公司的前臺和會議室為主要采訪地點。當確定采訪地點后，要關注場地及周邊因行人、行車、電話、施工等外界因素所可能帶來的噪聲；如場地周邊人員噪聲無法避免，應提前告知周邊人員，請求其配合保持安靜，盡量降低噪聲或其他復雜環(huán)境對記者及受訪人的影響。

 

最后，公關人在預約的采訪時間前需保持通訊暢通，將行車路線告知記者，公關人員也必須對公司內部的采訪引導路線作好充分妥善的安排，尤其要避免一些敏感場景和信息暴露在鏡頭面前。

 

3）采訪過程中的注意事項

 

對于新聞工作人員來說，一個有優(yōu)秀外形和表達力的受訪者會更受歡迎，而對于公司而言，受訪者代表公司形象，自然也需要有好的表現。從客觀事實來講，由于臉型、發(fā)型的不同，人的臉會呈現出A、B兩面，在采訪時可以自行選擇合適的站位，或要求攝像拍攝自己比較優(yōu)秀的A面，當然，儀容儀表整潔、談吐大方是最基本的行為動作。

 

在采訪過程中，受訪人應盡量保持身體的穩(wěn)定，不要隨意晃動，也可以適當地加上一些手勢或頭部動作以增加感染力；臉部表情要自然、放松，保持良好的精氣神，眼神聚焦、目光柔和、表情平和等都是值得注意的。在選題內容允許的情況下，略帶微笑可以讓狀態(tài)顯得更加積極、自信和親切，但大多數常規(guī)采訪最好不要微笑，嚴肅的說話則給人更可信的感覺。在采訪的過程中，受訪者應盡量保持目光平視，眼睛應與攝像機鏡頭保持在同一水平高度，目光太高會有目中無人的感覺，目光太低會給人不自信的感覺。

 

受訪者的說話技巧尤為重要。首先，語速適中、聲調適中是最重要的，說快了別人聽不清你在說什么，說慢了影響別人聽下去的欲望，還要學會根據不同的受訪內容選擇不同的語氣，如柔和、堅定等等。同時，受訪者切記思維要快、話題要準，在接受采訪前就要先有一個清晰陳述的脈絡，在受訪過程中根據內容的長短、采訪時間的長短有意識地調節(jié)語速和內容，如剩余時間過長可適當對原有內容加入一些補充說明。

 

受訪者要注意采訪過程中哪些該說，哪些不該說，說該說的，不該說的要忍住，把準備好的資料用說而不是背的方式表達出來。此外，電視的播出內容是給公眾看的，公眾不是專家，所以受訪者要盡量避免使用專業(yè)術語，要用公眾可以理解的話語來表達專業(yè)性的內容，同時，受訪應避免諸如“老實說”、“坦率地說”等詞組，還應避免如“嗯”、“呃”、“哦”等習慣性的口頭禪及語氣詞。

 

內容表述方面，由于人的注意力往往集中在一段話開始的部分，如開頭無法引人入勝則無法再吸引公眾，所以應該把要點放在每次回答的開頭。需要表述的內容應盡量說清楚、講完整，避免被斷章取義。對于不方便回答的問題或記者突然提出的提綱之外沒有準備的話題，可提前準備一些相關的標準話術來應付，巧妙化解尷尬，對于記者的追問，可以使用如“我沒有這個權限回答”等話術應變，之后準備好答復再聯系記者補充回答。受訪者說完所有內容后，注意不要馬上離開鏡頭或者有其他動作，應適當停頓幾秒鐘，便于記者后期素材的剪輯和成片的完整性。

 

4）采訪后

 

采訪結束后，公關人員負責送客事宜時，要做到熱情禮貌、不卑不亢、專業(yè)認真，這會給采訪和后期的編輯帶來幫助。如遇飯點或有必要的情況下，可適當安排用餐或者茶點。同時，要及時與記者溝通，看是否還有其他內容需要補充。

 

如有相關內容需要補充，在采訪結束后可將相關文稿打印好送給記者或及時通過電子郵件傳遞，方便其加入后期的口播及新聞剪輯；要將受訪者的職位、姓名及時告知記者并確認，以防出錯；詢問是否需要內容和空鏡頭的補充；還可以提醒記者檢查聲音和素材有無問題并確認新聞播出時間。

 

如遇到記者不能到公司進行當面采訪或只能電話連線的情況，公關人員應提供給記者一張正式的照片，以備播出時作配圖使用。

 

最后，公關人員要關注相關新聞的制作及播出，并對相關記者的工作表示肯定和感謝，顯示出公司對節(jié)目和記者辛勤工作的重視，加深雙方間的好感度，為今后的合作夯實基礎。